12.1 Los libros y registros en la empresa
Las empresas generan importantes y numerosos datos e información en la gestión administrativa de su actividad económica, que resulta necesario ordenar, analizar, registrar y archivar para una utilización posterior provechosa y para cumplir con las obligaciones normativas establecidas en cada momento.
Es frecuente el uso de las expresiones para referirse a los soportes materiales que maneja la empresa:
El libro o libro registro es aquel que está encuadernado y cuya llevanza es obligatoria
El registro es el conjunto de hojas sueltas y cuya llevanza no es obligatoria
Las clasificaciones de los libros y registros de la empresa son muy variadas.
Una clasificación que siempre se establece es la de agrupar los libros y registros en obligatorios y voluntarios.
Obligatorias | Voluntarios |
· Libro Diario. · Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. · Libro o registro Mayor · Libro o libros de actas. · Libro registro de acciones nominativas. · Libro registro de socios. · Libro registro de contratos. · Libro registro de aportaciones al capital · Libros registros del IVA | · Libro registro de caja · Libro registro de bancos · Libro registro de efectos a cobrar · Libro registro de efectos a pagar · Libro de cuentas corrientes con clientes · Libro de cuentas corrientes con proveedores · Registro de clientes · Registro de proveedor · Libro inventario de almacén · Registro de fichas valorativas de almacén |
Los libros obligatorios son aquellos que deben llevar las empresas por mandato legal y los libros y registros voluntarios son aquellos no exigidos a la empresa legalmente.
12.2 Libro registro de caja. Gestión de caja
El libro registro de caja recoge diariamente todas las anotaciones de entradas y salidas de dinero en efectivo que permanecen provisionalmente en la caja física de la oficina hasta su ingreso en las cuentas bancarias.
Es necesario distinguir el libro registro de caja de la cuenta contable Caja, integrada en el libro Mayor, por las siguientes circunstancias:
· Las funciones que cumplen ambos instrumentos de registro son diferentes
· Al libro Diario se trasladan las anotaciones del libro registro de caja
· Los formatos de la cuenta de Caja del libro Mayor y del libro registro de caja suelen ser distintos
· Un modelo de libro registro de caja podría ser el siguiente:
 |
| (Modelo de libro registro de caja) |
La gestión de caja comporta la realización de las siguientes tareas:
· Designación de un empleado como responsable principal de las operaciones de caja y de un sustituto del mismo
· Previsión delos pagos en efectivo que se han de efectuar cada día
· Mantenimiento del nivel idóneo de existencias de dinero en caja
· Ejecución de los cobros y pagos siempre con justificación documental
· Anotación dirigente de las operaciones
· Recuento y arqueo diario al término de la jornada.
El recuento de caja es una operación consistente en inventariar el dinero existente en la caja física y obteniendo la suma total.
El arqueo es la comprobación de que el total de dinero que arroja el recuento coincide con el saldo de libro de caja y con el saldo resultante de los justificantes y pagos.
Si no coinciden las cantidades puede ser debido a las siguientes causas:
· Equivocaciones al cobrar y/o pagar
· Errores de algún justificantes o en el libro registro de caja
· Extravío de algún justificante de cobro o pago, o bien que no se haya extendido.
12.3 Gestión de las cuentas bancarias
En el libro de bancos la empresa lleva el control de las operaciones que realiza con las entidades bancarias por medio de cuentas corrientes. EL registro de las operaciones se hace de manera independiente para cada cuenta.
Los formatos de control de los movimientos de las cuentas corrientes y de ahorro son iguales
En la gestión de las cuentas corrientes se suele observar el siguiente procedimiento:
· Cumplimiento de las recomendaciones en el uso de cheques
· Todos los cheques emitidos se reflejan en la hoja de control del talonario e inmediatamente se anotan en el libro de bancos
· Se registra en el libro de bancos cualquier otra operación hecha a través de cuenta corriente
· Contraste y punteo de las operaciones contenidas en los extractos y en el libro de bancos
· Archivo de los extractos bancarios por orden cronológico
· Conciliación bancaria periódica de los saldos que arrojan los extractos y el libro de bancos
· Control continuo del saldo bancario
· Anticipación a las situaciones de déficit o superávit de tesorería
· Mantenimiento de relaciones idóneas con las entidades bancarias
 |
| (Modelo de libro registro de cuentas corrientes y de ahorro) |
Con respecto a la administración de las cuentas de crédito, es preciso resalar los siguientes aspectos:
· La elección de una cuenta de crédito puede ser un recurso financiero apropiado en situaciones coyunturales de déficit transitorio. En este caso resulta más conveniente la financiación mediante préstamos hipotecarios o personales.
· La cantidad límite de disposición del crédito ha de determinarse en su cuantía precisa. Un valor limite por debajo de las necesidades provocará situaciones de excedidos
· Es necesario un control minucioso d las corrientes de cobro con el fin de realizar ingresos en la cuenta de crédito. De esta manera se reducirá el importe del saldo dispuesto y el coste financiero.
· La cancelación de la cuenta de crédito debe efectuarse en el momento que ya no sea necesaria para la empresa.
(Para ver un caso práctico, pulse aquí)
 |
| (Modelo de libro registro de cuentas de crédito) |
(Para ver un caso práctico, pulse aquí)
12.4 Gestión de efectos de pago
Las empresas emiten o libran letras, recibos y pagarés contra sus clientes y deudores por causas diversas:
· Es una práctica comercial habitual de aplazamiento de los pagos-cobros
· Representan un compromiso de pago de la deuda y una garantía de cobro en el vencimiento
· Constituyen instrumentos de financiación mediante el mecanismo de descuento comercial
· En caso de impago, pueden reclamarse judicialmente y llegar al embargo de los bienes del deudor, para resarcirse de la deuda y prejuicios ocasionados
La gestión de efectos se ha de llevar a cabo mediante controles y análisis diferenciados de las distintas modalidades de efectos:
· Efectos a pagar
· Efectos a cobrar en cartera
· Efectos en gestión de cobro
· Efectos negociados o descuentos
· Efectos impagados
A. Efectos a pagar
Las relaciones con los proveedores y acreedores deben establecerse y mantenerse en función de las siguientes circunstancias y criterios:
· Los acuerdos primeros vienen determinados por la situación de ventaja negociadora de la empresa o del proveedor
· Si las condiciones pactadas son exigentes para la empresa ésta ha de procurar reconducir y modificar dichas condiciones hacia acuerdos más en consonancia con sus intereses
· Es de vital importancia para la empresa implementar un seguimiento continuo de los presupuestos y estados reales de tesorería
· La decisión de devolver un efecto ha de ser la última y única alternativa a tomar
(Para ver un caso práctico, pulse aquí)
 |
| (Modelo de libro registro de efectos a pagar) |
(Para ver un caso práctico, pulse aquí)
 |
| (Gastos en la gestión de efectos) |
B. Efectos a cobrar
Los efectos a cobrar son aquellos que la empresa libra a cargo a sus clientes y deudores, o bien le han sido endosados a por éstos.
El descuento comercial de efectos es realizado por las empresas siempre que necesitan de forma inmediata dinero líquido.
La gestión de cobro de efectos consiste ene l cobro de los mismos, a través de entidad bancaria, en las fechas de sus vencimientos.
La operatoria de la gestión de cobro se reduce a los siguientes pasos:
· La empresa entrega los efectos a la entidad bancaria unos días antes del vencimiento
· La entidad bancaria cobra los efectos mediante el sistema de compensación en sus vencimientos
· La entidad abona los importes de los efectos y carga las comisiones, los gastos e impuestos correspondientes en la cuenta de la empresa.
La gestión de los efectos a cobrar debe contemplar los siguientes aspectos:
· Cualquier forma de cobro aplazada supone un coste financiero para la empresa
· Las letras de cambio presentan un primer coste financiero mientras que los recibos y pagarés sólo soportan si se llevan al descuento comercial
· Las garantías jurídicas son mayores en la letra de cambio que en los recibos y pagarés
· La empresa no tiene por qué conformarse con las condiciones de su línea de descuento puede que haya posibilidades de mejora con su entidad bancaria
· En función de las necesidades de liquidez procurando no sobrepasar el valor límite de la línea de descuento.
El libro registro de efectos a cobrar debe tener una disposición o rayado que permite anotar y analizar la mayor información posible.
(Para ver un caso práctico, pulse aquí)
(Para ver un caso práctico, pulse aquí)
 |
| (Modelo de libro registro de efectos a cobrar) |
(Para ver un caso práctico, pulse aquí)
(Para ver un caso práctico, pulse aquí)
12.5 Libros registro de cuentas corrientes con clientes y proveedores
Los proveedores y clientes constituyen los pilares básicos de las relaciones públicas en general y de la política comercial en particular de cualquier empresa.
Es necesario que la empresa lleve un control administrativo único a su política comercial, para ser clave paras las decisiones que tenga que tomar la empresa.
Los registros habituales y necesarios en el control administrativo de proveedores y clientes son los ficheros y los libros registro de cuentas corrientes
Los ficheros de proveedores y clientes recogen aquellos datos que la empresa considera necesarios y de utilidad de cada uno de ellos: identificativos, productos, calidades, precios, volúmenes, condiciones de entrega y de pago-cobro etc.
Los libros registro de cuentas corrientes con proveedores y clientes están destinados a registrar los movimientos de las corrientes reales valoradas de compras y de ventas, y sus perspectivas corrientes de pagos y de cobros.
En el libro de proveedores, todas la compras se colocan en el haber y sus pagos en el debe, resultando saldos acreedores, salvo en los casos de anticipos a proveedores, en los que el saldo será deudor.
(Para ver un caso práctico, pulse aquí)
(Para ver un caso práctico, pulse aquí)
El libro de clientes, las ventas se registran en el debe y los cobros en el haber, arrojando saldos deudores, excepto en las situaciones de anticipos de clientes.
(Para ver un caso práctico, pulse aquí)
 |
| (Modelo de libro registro de cuentas corrientes con proveedores) |
(Para ver un caso práctico, pulse aquí)
12.6 Libros registro de cuentas corrientes bancarias
La cuenta corriente bancaria es un contrato de depósito de dinero que incluye un pacto de disponibilidad por cheques, y un servicio de gestión que permite al depositante retirar o ingresar fondos en la cuenta directamente o mediante un tercero convenientemente autorizado, sin preaviso ni aplazamiento de ninguna clase.
Liquidación de cuentas corrientes bancarias
La liquidación de una cuenta bancaria consiste en calcular los intereses producidos por la cuenta, atendiendo a las operaciones realizadas de abonos y adeudos en el periodo de liquidación.
El periodo de liquidación de una cuenta es el intervalo de tiempo que se toma para delimitar los abonos, adeudos y saldos que intervienen en el cálculo de intereses. En las cuentas corrientes, el periodo de liquidación suele ser semestral.
En las operaciones de abonos y adeudos hay que distinguir una serie de conceptos clave a considerar en la liquidación de intereses. Estos conceptos clave son:
· La fecha de la operación es el día en que se realiza una determinada operación.
· La fecha valor de la operación es el día a partir del cual la operación es considerada en firme para el cálculo de intereses.
· La fecha valor de cada saldo es la misma que la fecha valor de la operación que lo produce.
· Los días de valor del saldo es el número de días que cada saldo se mantiene inalterado, devengando intereses.
Los saldos acreedores son retribuidos actualmente a unos tipos nominales de entre el 0,1 y el 1%, en función de los importes de los saldos y de los tipos de cuentas. Los saldos deudores o descubiertos devengan intereses a favor de la entidad bancaria a unos tipos de interés nominal del 15%, aproximadamente. La liquidación de intereses se realiza de acuerdo con las siguientes consideraciones o convenciones:
· Los meses son computados por sus días naturales y el año.
· El cálculo de intereses utiliza la fórmula de interés simple:
(I = Co · n· i/365)
· Se aplica el método hamburgués, en el cual consiste en multiplicar cada saldo por los días valor de cada uno de ellos correlativamente. Estos productos se denominan números comerciales y se representan mediante una N.
· Los números comerciales son divididos entre cien, para hacer más manejables las cantidades, lo que se conoce como números truncados.
· Como consecuencia de las anteriores operaciones, la fórmula de interés simple se convierte en: (I= Co · n/ (365/i)= N/D)
· Se suman los números comerciales truncados de forma separada, acreedores y deudores.
· Las sumas anteriores se dividen entre el divisor fijo respectivo.
· Se calcula la diferencia entre los intereses acreedores y deudores. Ésta se abona o se carga según sea respectivamente a favor del cliente o a favor de la entidad.
La liquidación de intereses es comunicada por la entidad al cliente. La normativa exige que esta comunicación enviada por la entidad bancaria a su cliente contenga los siguientes datos:
· Periodo a que se refiere la liquidación.
· Tipos de interés aplicados.
· Sumas de los números comerciales.
· Importe de los intereses que resultan.
· Impuestos retenidos, con expresión del tipo y base de cálculo.
(Para ver un caso práctico, pulse aquí)
(Para ver un caso práctico, pulse aquí)
